новости, статьи, пресса, погода, фотоблог

Народная мудрость гласит: один переезд равен двум пожарам. В случае, когда «переезжает» бизнес, количество забот и проблем возрастает в разы. Выгоды от переезда у каждой компании свои, и обычно они лежат на поверхности, а вот подводные камни этого процесса и масштаб предстоящей работы часто становятся понятны лишь тогда, когда точка невозврата уже пройдена. Однако многих трудностей можно избежать, если к переезду тщательно подготовиться.

Рано или поздно наступает момент, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

Офисные переезды имеют различный уровень сложности. Перевозка в новое помещение  немногочисленной мебели и оборудования, принадлежащих маленькой компании, особых хлопот не доставит и может производиться стихийно. Другое дело, если речь идет о масштабной транспортировке большого предприятия. Необходимо разобрать-перевезти-собрать мебель, отключить-перевезти-подключить оборудование, разместить по новым кабинетам сотрудников. Кроме того, перевозка чувствительной оргтехники, документации в бумажном виде, тяжелых сейфов оказываются на практике делом более сложным, чем в теории. Чем меньше времени потребуется на все это, тем меньше убытков понесет компания.

Чтобы осуществить переезд в минимальные сроки, начинать подготовку можно уже за месяц-полтора  до «дня икс».  И начинать стоит с решения «персональных» вопросов.

Человеческий фактор

Люди относятся к переменам по-разному. В любой компании всегда найдутся недовольные, которые будут намеренно или неосознанно саботировать переезд. Причем, в первую очередь отказаться от него могут те, у кого есть выбор — то есть самые востребованные кадры компании. Лучше всего, если они сразу станут единомышленниками руководителя в этом проекте.

Возможно, чтобы привлечь ключевых сотрудников на свою сторону, придется назначить им более высокие зарплаты или предоставить какую-либо компенсацию предстоящих неудобств. Пусть это увеличит затраты, зато позволит сохранить ценные для компании кадры.

Специалисты в области управления персоналом также рекомендуют заранее объяснить сотрудникам причины переезда. Причем выгода собственника бизнеса не должна быть первым и единственным аргументом. Поскольку офисы обычно меняют на лучшие (по площади, расположению, близости к центру города и тому подобное), то предстоящие перемены лучше обозначить как заботу работодателя об улучшении условий труда всего коллектива.

Еще одно испытанное средство — «экскурсия» для персонала в будущий офис. Они смогут оценить плюсы нового места своей работы, продумать, каким транспортом им предстоит до него добираться.

Есть ли у вас план, мистер Фикс?

Итак, «персональные проблемы» решены, но назначать дату переезда и заказывать транспорт рано. Теперь необходимо составить план-график мероприятия и детально прописать все его этапы. Профессиональные перевозчики (муверы) советуют придерживаться следующего алгоритма:

Кстати, если офис компании переезжает за пределы города (например, из Березников — в Соликамск), потребуется составить  дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем будет указано, что сотрудник согласен на перевод в другое место. Такой документ должен быть подготовлен для каждого в отдельности. Большинство собственников бизнеса уверены, что для перевода персонала в удаленный от города офис достаточно их волевого решения. Между тем отсутствие письменного согласия работника на такой переезд может стать основанием для штрафа.

1. Если компания достаточно большая, разумно будет назначить координатора переезда — этот человек будет помощником руководителя в предстоящем мероприятии.

2. Распределить ответственность и функции персонала. Каждый сотрудник должен четко представлять, за какой фронт работ он отвечает. К примеру, вполне  естественно, что системный администратор будет отвечать за упаковку и транспортировку компьютеров и оргтехники, бухгалтер — за перевозку финансовой документации, секретарь — за сохранность документов и архива и т.д.

3. Разработать план-схему будущего офиса: расстановка мебели, размещение рабочих мест, розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого из них (будет совсем не лишним предварительно проверить их наличие и исправность). Не забыть ознакомить с планом всех сотрудников.

4. Составить перечень перевозимого оборудования, мебели и документов. (Наиболее важные документы стоит на всякий случай продублировать на бумаге или электронном носителе).

5. Закупить и за неделю до переезда раздать персоналу коробки, скотч, пленку или  бумагу для упаковки вещей и документов. Чтобы избежать неразберихи на новом месте, обязать всех крупно и разборчиво надписать свои коробки — фамилия, имя, должность, содержимое.

6. Упаковать архив и документацию, составить опись коробок с документами.

7. По необходимости — разобрать и упаковать мебель (возможно, потребуются услуги специалистов-мебельщиков или такелажников).

8. Оповестить сотрудников о дне, когда будет отключена вся оргтехника в офисе (если в штате нет своего компьютерщика, придется обращаться за помощью к сервисной компании). Чтобы не парализовать работу организации на длительный срок, отключение должно произойти буквально накануне переезда. Лучше всего это сделать утром, чтобы все успели тщательно упаковать хрупкое и ценное оборудование.

Светлана Ванькова (РА «СПК-рекламные технологии», г. Березники) делится своим «переселенческим» опытом:

— Незадолго до переезда надо обязательно сделать в офисе генеральную уборку. Вы сможете в спокойной обстановке избавиться от бумажного «спама», неисправной канцелярской мелочи и других скопившихся за годы работы ненужных вещей. Тогда вам не придется отвлекаться на это во время сборов в новый офис.

Поехали!

Итак, вещи упакованы, у персонала — чемоданное настроение. Настало время оставлять насиженные места и отправляться в дорогу. Здесь тоже имеются свои «фишки», способные облегчить перевозку офиса.

— Чтобы минимизировать потери и убытки компании, можно  организовывать переезд в нерабочее время, например, в рождественские каникулы, конечно, если все сотрудники дадут на это свое согласие, — советуют одни.

— Начинать переезд можно в любую пятницу, — считают другие. — Если не хватит времени — можно «прихватить» немного от субботы. Зато в понедельник утром сотрудникам останется только разложить вещи по местам, протереть пыль и начать работу.

— Если время позволяет, можно провести плавный переезд компании, — добавляют третьи. — Например, вы оборудуете на новом месте одну или две комнаты, где начинают работать по одному человеку из каждого отдела. А основной переезд компании произойдет тогда, когда начнет функционировать новый офис.

Муверы рекомендуют на время перевозки офисного имущества  разбить сотрудников на две группы. Одни будут отвечать за отправку мебели и коробок из старого офиса, другие — встречать их на новом месте, показывать грузчикам, что и куда ставить. Сам процесс переезда затягивать не нужно — одного-двух дней для компании среднего масштаба (30-50 человек персонала) вполне достаточно.

— Морально мы готовились к переезду две недели, а переехали за один день, — вспоминает с улыбкой Андрей Пантелеев (охранное агентство «Полют», г. Соликамск). — Мы люди военные, да и опыт переезда уже был. Сначала составили план — кто за что отвечает, организовали транспорт и — готово! У нас очень сложное оборудование, его надо не просто разобрать-перевезти-собрать, но еще и быстро и правильно настроить на нужную радиоволну. Так что переезд старались организовать максимально четко.

Получается, что в «день икс» без грамотно составленного плана тоже не обойтись.

Оптимальный его вариант будет примерно таким:

1. Вынос, погрузка, транспортировка вещей в новый офис (начинать лучше с тяжелой мебели, затем — оргтехника и документы, напоследок — все остальное).

2. Разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости.

3. Сборка и расстановка мебели.

4. Подключение оборудования и проверка исправности телефонии и оргтехники.

5. Проверка наличия вещей и документов согласно описи.

6. Обустройство сотрудников на новом рабочем месте.

Кстати, правила хорошего тона диктуют не оставлять на прежнем месте горы мусора. И не торопитесь сразу делать в новом офисе генеральную уборку — все равно в процессе обустройства придется еще не раз сверлить, крепить, приколачивать и т.д.

Ищут пожарные, ищет милиция…

Но и это еще не все. Когда трудности переезда остаются позади, приходит время заняться регистрационной документацией компании. Изменение адреса юридического лица подлежит регистрации в налоговой службе в трехдневный срок.

Для этого как минимум необходимо: оформить и собрать документы (в том числе договор аренды или собственности на новое помещение), оплатить гос-пошлину и отвезти бумаги в налоговую инспекцию.

Не стоит забывать и о других надзорных инстанциях. Вряд ли представители СЭС или Гос-пожнадзора будут настроены дружелюбно, «проплутав» долгое время в поисках переехавшей организации. Их тоже нужно уведомить о смене фактического адреса компании.

О любых изменениях в реквизитах компании требует сообщать в большинство банков. Это условие часто закрепляется при составлении договоров на банковское обслуживание. Чтобы подтвердить, что компания действительно своевременно сообщила о переезде, можно направить в банк письменное уведомление. Обязательной формы для него не установлено, поэтому его составляют в произвольном виде на фирменном бланке компании.

Ориентир — клиент!

Разумеется, известить о передислокации офиса нужно всех партнеров и клиентов. Для компаний, чье общение с потребителем сводится к телефонным звонкам и обмену корреспонденцией, это не составит труда — достаточно будет электронной или SMS-рассылки.  Если же деятельность предприятия завязана на личном общении с клиентами, то способы оповещения могут быть различными.

Гражданский кодекс РФ не содержит общей законодательной нормы, регламентирующей понятия «юридический» и «фактический» адреса организации. Однако юридически местом нахождения компании считается адрес, указанный в ее учредительных документах. Нахождение организации по другому адресу вполне может быть квалифицировано налоговыми органами как создание обособленного подразделения.

Таким образом, после смены офиса рекомендуется внести соответствующие изменения в учредительные документы — указать новый адрес, по которому разместился офис. В этом, в первую очередь, заинтересован сам собственник бизнеса — любой организации лучше иметь постоянный адрес (юридический, фактический и почтовый), который всегда будет точно известен представителям государственных органов. Уведомления об уплате налога, требования об уплате налога и сбора, акты налоговой проверки, решения о привлечении к налоговой ответственности и так далее отправляются по почте, а руководству компании важно своевременно получать подобные документы.

— Мы свою клиентскую базу «перетянули» мгновенно, — говорит Александр Власов (сеть магазинов «Хозяюшка», г. Березники), — просто разослали всем факсы и электронные письма.

— Мы сами развезли своим клиентам письменное уведомление о смене адреса, — вспоминает Андрей Пантелеев. — Пока готовились к переезду, успели доставить каждому. Это был трудоемкий процесс, зато сегодня мы уверены — наши клиенты нас не потеряют.

Извещать своих партнеров и клиентов лично предпочитает и Олег Казаков (компания «Консалтинг групп», г. Березники):

— У меня, как правило, решение о «перемене мест» зреет и формируется в течение месяца, так что сообщить о новом адресе нашего офиса я успеваю всем — кому по телефону, кому при личной встрече.

Новая контактная информация должна обязательно появиться на сайте компании, в справочных и рекламных материалах, на фирменных бланках, визитках и других документах. Там же можно изобразить карту-схему проезда к новому офису.

Сообщение о смене адреса и номеров телефонов часто размещают в местных СМИ — это помогает не потерять потенциальных клиентов. С этой же целью нужно постараться оставить о себе какую-то информацию в своем бывшем офисе. Например, разместить неподалеку от него яркий банер с картой-схемой проезда (с согласия нового владельца помещения). Или напечатать листовки с указанием нового адреса, чтобы компания-преемник вручала их посетителям.

Компаниям, работающим в сфере B2C, имеет смысл вручать такие листовки или визитки всем, кто посещает компанию в последние дни ее работы по старому адресу. Можно заказать яркие наклейки с анонсом предстоящего переезда компании и указанием нового адреса, а затем по возможности прикреплять их на упаковку товаров или выполненных заказов.

Еще один немаловажный момент, пусть и не имеющий прямого отношения к теме офисных переездов. В соответствии с требованиями ФЗ №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» собственник(и) бизнеса обязаны сообщать о всех изменениях (в том числе и обо всех изменениях в паспортных данных) в регистрирующий орган. За неисполнение предусмотрена административная ответственность в виде штрафа 5000 рублей. Если на ваше имя зарегистрировано несколько предприятий, или вы являетесь соучредителем нескольких ООО, изменения нужно вносить во все документы. Иначе сумма штрафа увеличивается в прямой пропорции.

С телефонными номерами проще — достаточно подать соответствующие сведения в справочную службу 11809 или подойти в офис телефонной компании и оформить заявление о перерегистрации своих телефонных номеров на новый адрес. Последний вариант избавит собственника от дополнительных расходов (корректировки текста рекламы, внесений поправок в документацию и др.).

Для компаний, которые работают с конечным потребителем, переезд — это еще и прекрасная возможность заполучить новых клиентов. Большой рекламный щит или вывеска, празднично оформленный вход в новый офис несомненно привлекут внимание прохожих. А среди них могут оказаться и потенциальные клиенты «новоселов». Традиционный способ — листовки в почтовые ящики и объявления на подъездах окрестных домов, размещение рекламы в близлежащих торговых центрах и магазинах.