Главная Статьи Бизнес Свой или чужой?
Свой или чужой? Печать E-mail
Статьи - Бизнес
Автор: Евгения Пантелеева   
27.10.2011 15:48

Бухгалтер, милый мой бухгалтер…» — двадцать лет назад девчонкам из группы «Комбинация» подпевала вся страна. Сегодня рефрен «…зато родной, зато весь мой» повторяют семь из десяти отечественных предпринимателей. Остальные вывели бухгалтерский учет на аутсорсинг. Какие проблемы компании решают и с какими сложностями сталкиваются, отдавая бухгалтерию «в чужие руки»?

Бухгалтерский аутсорсинг в России развивается стремительно и бурно. В начале «нулевых» об этом явлении не было известно почти ничего. На отечественном рынке работали не более десятка специализированных бухгалтерских фирм, и обслуживали они, в основном, иностранные организации с филиалами в Российской Федерации, а также совместные предприятия. К 2011 году, по данным рейтингового агентства РБК. Рейтинг, бухгалтерский и налоговый учет заметно превалируют над другими направлениями аутсорсинга. Позади остались даже первопроходцы аутсорсингового рынка — частные охранные агентства.

Конечно, мы пока отстаем от западных стран, где практика передачи бухучета на сторону оттачивается десятилетиями, но «процесс идет». Причем, малый бизнес осваивает новое направление активнее, чем предприятия-гиганты. Только 5% крупных и средних предприятий не имеют в своем штате должности бухгалтера. Предприятия же малого бизнеса прибегают к бухгалтерскому аутсорсингу гораздо чаще.

Передать функции бухгалтерии на сторону можно как полностью, так и частично. Полный аутсорсинг выгоден небольшим компаниям, а также работающим по упрощенной системе налого- обложения. В этих случаях не всегда экономически целесообразно держать бухгалтера на постоянной основе. Частичный аутсорсинг возможен, когда, например, нагрузка на штатную бухгалтерию возрастает периодически, а не постоянно. Можно отдать на аутсорсинг подготовку годового отчета или любую другую трудоемкую работу.

Иногда на аутсорсинг выгодно передать какой-либо участок бухгалтерии. Некоторые организации поручают аутсорсерам технические функции (вроде начисления зарплаты), а штатный главбух отвечает на стратегические вопросы. Другие, наоборот, оставляют внутренним бухгалтерам текучку, а со сложными бухгалтерскими вопросами обращаются к внешним консультантам.

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

В первую очередь, это экономия. Объем хозяйственной деятельности малых предприятий в большинстве случаев крайне неустойчив и зависит от множества внешних факторов. Простои в работе влекут за собой оплату «пустых» часов работы главного бухгалтера, а резкое увеличение объемов деятельности (или развитие иных направлений) приводит к тому, что бухгалтер перестает справляться с возложенными на него обязанностями.

Другое преимущество передачи бухгалтерских функций аутсорсеру — это фактор ответственности за возможные штрафные санкции и пени, возникающие как результат ошибок в учете. Использование специализированной организации по ведению учета предполагает наличие договорной ответственности за ущерб. Это более привлекательная форма для собственника компании по сравнению с той ответственностью, которую несут главный бухгалтер (в рамках своего трудового контракта) и сам генеральный директор.

Третий плюс: высокий уровень профессионализма компании-аутсорсера. Особенно это актуально для фирм-новичков, которые только-только выходят на рынок. Любая ошибка в бухгалтерии или налоговой отчетности оборачивается штрафами, платить которые начинающим предпринимателям совсем не с руки. Возможно, поэтому вновь образованные компании чаще других становятся клиентами бухгалтерских фирм. Более опытные компании выигрывают в другом: передавая часть своей бухгалтерии на аутсорсинг, они могут воспользоваться услугами специалистов высокого уровня в нужный момент. Классный бухгалтер не станет заниматься рутинной работой (так он теряет квалификацию), и удержать его в штате довольно тяжело.

Анастасия Злобина, главный бухгалтер группы предприятий (г. Пермь):

— Наша группа предприятий до недавнего времени объединяла три компании — две фирмы занимаются строительством, одна — оптово-розничной торговлей. Каждая фирма имеет отдельный баланс. Текущий бухучет каждой компании ведет специально закрепленный за ней бухгалтер. Я занимаюсь общим руководством бухгалтерией и отвечаю за подготовку и своевременную сдачу отчетности в контролирующие органы.

За последний год объем работы всех предприятий вырос, мы расширили штат сотрудников — вырос кадровый документооборот, параллельно увеличился объем документации, запрашиваемой фондами и налоговой. Нагрузка на бухгалтерию возросла. А недавно мы открыли новое направление — услуги экспертизы и контроля качества строительных работ. Встал вопрос о приеме на работу еще одного бухгалтера. Но для этого нам пришлось бы увеличивать помещение бухгалтерии.

Тогда мы решили воспользоваться услугами бухгалтерской компании. Опыт работы с аутсорсерами у нас уже был — одна из наших строительных фирм довольно крупная, и мы ежегодно приглашаем специалистов, которые проводят аудиторскую проверку. Мы передали на аутсорсинг ведение бухучета и полную сдачу отчетности по всем четырем компаниям. За собой я оставила операции по расчетным счетам и взаимодействие с банками — аутсорсинг аутсорсингом, а контролировать финансовые потоки нужно лично.

Широкому распространению аутсорсинга функций учета мешает боязнь утечки конфиденциальных данных: ведь бухгалтерия для многих компаний — святая святых. Передавая информацию о своей финансово-хозяйственной деятельности другому юридическому лицу, компания, безусловно, рискует (но все же меньше, чем когда поручает вести бухучет «серому» бухгалтеру).

Независимая аутсорсинговая фирма не будет обслуживать незаконные схемы уклонения от налогов, да и предприятия, работающие по таким схемам, не готовы раскрывать подобную информацию сторонней фирме из соображений безопасности.

74 новых предприятия, оказывающих услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, зарегистрировано в Пермском крае за первые шесть месяцев 2011 года. Основная масса клиентов этих фирм относится к категории «малый бизнес».

Другой существенный недостаток заключается в том, что компания-аутсорсер не всегда глубоко разбирается в специфике деятельности предприятия, тонкостях тех или иных хозяйственных операций. Это приводит к неверной классификации доходов и расходов, что отражается на достоверности отчета о прибылях и убытках. Важно также, насколько загружен сотрудник аутсорсинговой компании, отвечающей за ваш бухучет (если в портфеле специалиста ваша компания будет седьмой, восьмой, десятой, вряд ли он сможет уделить вашей фирме максимум внимания.

Наконец, аутсорсинговая компания и ее клиенты изначально имеют разные цели. Заказчикам услуги нужны полная и достоверная бухгалтерская и налоговая отчетность и сокращение расходов на содержание бухгалтерии, тогда как компания-аутсорсер заинтересована оптимизировать собственные расходы (что может сказаться на качестве оказываемых услуг) и минимизировать риски ответственности.

Надо помнить, что по действующему законодательству аутсорсинговая компания не сможет быть вашим законным представителем в решении налоговых и других споров, если этот пункт не прописан в договоре. К сожалению, далеко не каждый аутсорсер соглашается принять на себя ответственность регулирования налоговых споров. К тому же ответственность аутсорсинговой компании, закрепленная в договоре, часто не подкрепляется наличием у нее достаточных активов, а страховка профессиональной деятельности отсутствует или предполагает только очень небольшие суммы страховых выплат.

Иногда доказать вину аутсорсинговой компании сложно. Например, ваш штатный бухгалтер задал аутсорсеру вопрос по налогообложению. Сотрудник аутсорсинговой компании ответил на него по электронной почте. Бухгалтер исполнил рекомендации, которые впоследствии привели к штрафам. Будет ли электронное письмо являться доказательством вины аутсорсера в суде? Скорее всего, нет. То есть вам надо четко зафиксировать в договоре процедуру взаимодействия с компанией-аутсорсером, чтобы при необходимости можно было доказать, что именно делал внешний консультант, а что — сотрудники компании.

Однако имейте в виду, что исполнитель не несет ответственности, если первичные документы, переданные вашими сотрудниками, содержали недостоверную информацию или были представлены несвоевременно. Вы не сможете предъявить претензии аутсорсеру, если   все расчеты были представлены им вовремя, а ваши подчиненные перечислили налоги с опозданием. А также если должностные лица вашей компании, совершая операции, нарушили законодательство (например, превысили лимит расчетов наличными, нарушили порядок ведения кассовых операций).

Слово практикам

Наталия Мельникова, коммерческий директор ЦПБ «Партнёр» (г. Соликамск):

— Чтобы содержать бухгалтера в своем штате, надо арендовать для него помещение, закупить и обновлять различные программы, приобретать специальную литературу, платить зарплату, оплачивать больничные и отпуск. Потом, бухгалтер у малого бизнеса часто берет на себя и делопроизводство, и налоговые отчеты. Согласитесь, одному человеку справиться со всем сложно. Компания-аутсорсер не уйдет на больничный и в отпуск, в штате такой компании каждый занимается своим делом: бухгалтер, экономист, юрист, кадровик. Клиент получает качественную услугу из рук квалифицированных специалистов. Но прибегать к аутсорсингу, только чтобы сэкономить, не стоит. Основная задача — снять с компании заботы, связанные с непрофильной деятельностью, и сосредоточиться на том, что приносит деньги.

Не стоит прибегать к аутсорсингу с единственной целью — сэкономить. Основная задача — снять с компании заботы, связанные с непрофильной деятельностью, и сосредоточиться на том, что приносит деньги.

Сергей Смирнов, руководитель группы компаний «Индустрия» (г. Березники):

— Выводя на аутсорсинг процесс бухгалтерского учета для группы компаний «Индустрия», мы решили создать специализированную бухгалтерскую компанию ООО АК «Ваш бухгалтер». На основе договора аутсорсинга с каждой компанией она стала осуществлять ведение бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности этих компаний. Через некоторое время появились другие представители малого бизнеса, пожелавшие заключить аналогичные договоры. К этому времени ООО АК «Ваш бухгалтер» освоила еще и сдачу «электронной отчетности». Ведение бухгалтерского и, на его основе, налогового учета — это очень ответственная и обязательная работа для любого хозяйствующего субъекта, и выполнять ее должны квалифицированные специалисты. Большинство индивидуальных предпринимателей и руководителей небольших компаний это понимают, но осуществить не могут: сами не умеют, а специалисты не предусмотрены штатом. На выручку им приходят «серые» бухгалтеры: они предпочитают устанавливать правоотношения «де факто», а не «де юре» и получать за свои услуги «черным налом», который нигде в документах не отражается. Этот бухгалтер готовит документы, а предприниматель (руководитель) все подписывает, не особо вникая. Такой «серый» бухгалтер ни за что не отвечает, вы даже не докажете, что он получал от вас деньги. При таком раскладе все риски предприниматель берет на себя. Официальные договорные отношения с аутсорсинговой компанией обойдутся несколько дороже, но и ответственность их выше. Предпочтения в данном случае — каждый выбирает сам.

Надежда Крестова, директор ООО «Центр бухгалтерского обслуживания» (г. Соликамск):

— Мы сопровождаем начинающих предпринимателей, помогаем при регистрации. Обычно вновь образованные компании чаще нуждаются в консультациях. Наши услуги выгодны и тем, у кого сезонный бизнес или мало сотрудников в штате, кому содержать ещё и бухгалтера экономически нецелесообразно.

Людмила Петухова, компания «Налоговая помощь» (г. Березники):

— В последнее время клиентская база значительно выросла, чуть ли ни на 100%. Почему идут? Во-первых, это удобно, не надо самому отслеживать изменения законодательства, решать все бухгалтерские вопросы. Во-вторых, все хотят получить консультацию, узнать, возникают ли у других компаний подобные ситуации. Кто-то приходит, когда оказывается в безвыходной ситуации — бухгалтер заболел или уволился, а на носу сдача отчетности.

Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии

Стоимость аутсорсинга бухгалтерских функций зависит от многих показателей — сферы деятельности, количества штатных единиц, выбранной системы налогообложения, объема работ. Стоимость полного аутсорсинга может колебаться от 3 тыс. руб. в месяц до 20 тыс. руб. и выше. При частичном аутсорсинге его стоимость колеблется от 500 руб. в месяц и зависит от объема предоставляемых услуг. Зарплата «серого» бухгалтера – от 3 тыс. руб. в месяц.

Лидия Лыткина, фотосалон «Шарм» (г. Соликамск):

— Мы уже больше десяти лет пользуемся услугами компании-аутсорсера, которая ведет наш бухгалтерский учет. Еще ни разу об этом не пожалели. Был опыт, когда мы сами пытались вести свои дела. Но с каждым годом становилось все сложнее, да и времени на это уходит много. Фирма у нас небольшая, содержать бухгалтера невыгодно. Работать с аутсорсерами очень удобно: они реагируют на любой вопрос, всегда вовремя сдают нашу налоговую отчетность.

Вячеслав Литвинчук, ООО «Промснабресурс» (г. Соликамск):

— У нас в фирме штатный бухгалтер. О том, чтобы передать на аутсорсинг ведение бухгалтерских услуг, я не думал. Есть негативный опыт друзей, которые воспользовались услугами фирмы-аутсорсера и получили большие штрафные санкции. Бухгалтер нужен компании, чтобы экономить деньги. Компания же будет только вести учет и оформлять документы.

Предприниматели ждут от бухгалтера, чтобы он не только оформлял бумажки, а стал финансовым консультантом.

Константин Штангауэр, танцевальная студия «Дуэт» (г. Соликамск):

— Поначалу я сам вел все свои дела. Но очень было жалко времени, которое уходило на заполнение бумажек и приемов в налоговой. Это время лучше использовать для своего развития. И вот уже 10 лет, как мы отдали ведение бухгалтерии сторонней организации. Это очень удобно, тем более что помимо финансовых вопросов я могу получить юридическую консультацию, также фирма ведет все кадровые дела. Качество и цена услуг аутсорсера меня устраивает.

Марат Гильманов, компания «Уралавтосила» (г. Соликамск):

— С момента своего основания мы доверили вести бухгалтерию компании-аутсорсеру. У них есть и юристы, и бухгалтеры, и делопроизводители — это очень удобно. В первую очередь, они нас консультируют. Как только появляются какие-то изменения в законодательстве, какие-то новые налоговые нюансы, компания сообщает нам. И мы вместе выбираем варианты налогообложения, которые выгодны именно для нас. Они знают всю нашу кухню. И в том, что мы растем, развиваемся, есть и их заслуга. У меня перед глазами много примеров предпринимателей, которые пытаются вести финансовые дела самостоятельно. Но потом им приходится часто хвататься за голову, когда из налоговой приходят штрафы. Мы сами в налоговую не ходим. Даже если бы нам пришло уведомление о пени и штрафах за просрок или неправильно оформленную отчетность, мы были бы спокойны. Всю ответственность берет на себя компания-аутсорсер.

При любом способе оказания бухгалтерских услуг руководитель организации отвечает:

За организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п.1 ст.6 Закона «О бухгалтерском учете»)

За организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской и налоговой отчетности (ст.17 Закона «О бухгалтерском учете», ст.23 Налогового кодекса РФ)

За принятие учетной политики предприятия по бухгалтерскому и налоговому учету 

(п.3 ст.6 Закона «О бухгалтерском учете», ст.313 Налогового кодекса РФ)

За грубые нарушения правил ведения бухгалтерского учета и предоставления бухгалтерской отчетности (ст.15.11 КоАП)

За нарушение сроков предоставления налоговой декларации (ст15.11 КоАП)

Владимир Быков, сервисная компания «Мост» (г. Березники):

— Я два года пользуюсь услугами компании-аутсорсера. Не могу сказать, что меня абсолютно все в их работе устраивает. Были и косяки: человеческий фактор может сыграть везде. Хорошо, если для организации фирмы объединяются два-три опытных бухгалтера. Но есть и такие компании, где один опытный бухгалтер набирает девчонок, едва закончивших техникумы. Они делают отчетность, не вникая. Сегодня найти хорошего главного бухгалтера для компании достаточно трудно. Предприниматели ждут от бухгалтера, чтобы он не только оформлял бумажки, а стал финансовым консультантом, подсказывал — здесь нам надо поступить так-то, тут будет выгоднее сделать то-то. Такого человека за пять-семь тысяч вы не найдете. Поэтому и обращаемся в бухгалтерские компании.

Административная ответственность грозит генеральному директору (главному бухгалтеру) за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления отчетности (ст. 15.11 КоАП). В частности, грубым нарушением считается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%. В этом случае предусмотрен штраф — от 2000 до 3000 рублей. 

Уголовная ответственность наступит, если компания уклонялась от налогов путем непредоставления налоговой декларации, либо включив в нее заведомо ложные сведения (ст. 199 УК РФ). Минимальное наказание за это преступление — штраф от 100 000 до 300 000 рублей, максимальное — лишение свободы на срок до двух лет.

Способы ведения бухгалтерского и налогового учета и их оценка

Учет ведет

Плюсы

Минусы

лично руководитель

- полный контроль информации об имуществе и финансовых потоках

 

- отсутствие затрат на зарплату бухгалтера

- ответственность за качество ведения учета и своевременность предоставления отчетности в налоговую (уплата пени, штрафов) лежит на организации

- отсутствует концентрация внимания на основных видах деятельности

бухгалтер
в штате

- бухгалтер всегда

«под рукой»

- Ответственность за качество ведения учета и своевременность предоставления отчетности в налоговую (уплата пени, штрафов) лежит на организации

- бухгалтер на больничном или в отпуске — учет не ведется

- затраты на содержание рабочего места бухгалтера (мебель, оргтехника, программное обеспечение и его обновление)

аутсорсинговая компания

- обслуживание непрерывно во времени (без болезней и отпусков)

- ответственность за качество ведения учета и составление налоговой отчетности (пени и штрафы ложатся на аутсорсинговую компанию)

- услуги дешевле относительно содержания бухгалтера в штате

- возможность концентрации внимания организации на основном виде деятельности

- советы по оптимальному налогообложению и консультации профессионалов

- работники аутсорсинговых компаний могут на законных основаниях представлять и защищать интересы своих клиентов в налоговых и др. Государственных органах

- необходим внимательный подход к выбору аутсорсинговой компании

«серый» бухгалтер (обязательства не оформлены договором)

- относительно невысокая стоимость услуг

- ответственность за качество ведения учета и своевременность предоставления отчетности в налоговую (уплата пени, штрафов) лежит на организации

- бухгалтер на больничном или в отпуске — учет не ведется